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Logiciel de liste d'attente qui comble les rendez-vous annulés
Par type de consultation, vous fixez dans combien de jours une place doit être disponible. Sans créneau, le patient rejoint votre liste en ligne. Avec l’automatisation activée, une annulation en ligne déclenche la recherche des patients compatibles et une proposition par e-mail.
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La liste d'attente de VIMA.care est un logiciel de liste d'attente intégré à l'agenda, à la prise de rendez-vous en ligne et au dossier patient des cabinets de soins et paramédicaux en Belgique. Le cabinet ou le patient lui-même inscrit une personne sur la liste d'attente, avec le type de consultation, le praticien souhaité, les jours préférés, une plage horaire, une priorité et une période de validité. Avec l’automatisation et la vérification de la liste activées, VIMA cherche, lors d’une annulation future, les personnes en attente qui correspondent et leur envoie un e-mail avec un lien personnel. La première personne qui confirme obtient la place : VIMA vérifie que le créneau est toujours libre, place le rendez-vous dans l'agenda et fait expirer les autres propositions. La liste d'attente est incluse dans VIMA, qui coûte €30 par mois hors TVA pour le premier praticien, avec 60 jours d'essai gratuit.
- Liste d'attente par soin et par praticien: Par personne : type de consultation, praticien souhaité, jours préférés, plage horaire, priorité (urgente, normale, basse) et notes.
- Inscription en ligne: Par type de consultation, vous fixez un délai en jours. S'il n'y a pas de place en ligne dans ce délai, le patient peut s'inscrire lui-même sur la liste d'attente.
- Alerte désistement automatique: Activez l'automatisation et VIMA envoie un e-mail à toutes les personnes en attente qui correspondent au créneau libéré. Vous pouvez la désactiver à tout moment.
- Premier qui confirme, premier servi: Le patient confirme via un lien personnel. Le rendez-vous arrive dans votre agenda et l'inscription est clôturée.
- Période de validité: Limitez une inscription à une période. Après la date de fin, elle expire automatiquement et la personne ne reçoit plus de propositions.
- Vue d'ensemble et durée d'attente: Voyez depuis combien de temps chaque personne attend, filtrez sur en attente ou clôturé et appelez ou écrivez directement depuis la liste.
Fonctionne sur web, iPad, smartphone et Mac. Fait partie de VIMA.care, logiciel de gestion pour cabinets de soins et paramédicaux en Belgique.
Qui obtient le créneau libéré ? Les règles en bref
Une liste d'attente ne fonctionne que si chacun sait comment elle fonctionne. Voici les règles fixes de la liste d'attente automatique de VIMA.
Premier qui confirme
Toutes les personnes qui correspondent reçoivent un e-mail en même temps. La première qui confirme obtient le rendez-vous. La priorité détermine l'ordre dans votre vue d'ensemble et vous aide quand vous comblez un créneau manuellement.
Une proposition ne reste pas ouverte indéfiniment
Une proposition peut être confirmée jusqu'à 2 heures avant le créneau, et pendant 7 jours au maximum. Si le créneau libéré commence dans moins de 2 heures, VIMA n'envoie plus de proposition.
Pas de double réservation
Lors de la confirmation, VIMA vérifie l'agenda du praticien et l'occupation des salles. Si quelqu'un planifie entre-temps un rendez-vous sur ce créneau, les propositions en cours expirent.
Refuser est possible
Le patient peut refuser une proposition via le même lien. Par défaut, il reste sur la liste d'attente pour un prochain créneau.
Qui ne reçoit pas de proposition
Les inscriptions sans adresse e-mail, les inscriptions clôturées ou expirées et les patients pour qui la communication a été arrêtée ne reçoivent pas de messages automatiques.
Vous gardez la main
L'automatisation est désactivée par défaut. Sans automatisation, vous utilisez la liste d'attente manuellement : vous voyez qui attend, appelez ou écrivez depuis la liste et planifiez vous-même.
Liste d'attente en ligne : les patients s'inscrivent eux-mêmes
Par type de consultation, vous définissez sur combien de jours VIMA recherche une place disponible, entre 1 et 365 jours. Par exemple 30 jours : sans créneau réservable dans ce délai, le patient peut rejoindre la liste depuis votre page de réservation. Il ne doit pas attendre 30 jours avant de s’inscrire. Laissez le champ vide pour désactiver la liste en ligne pour ce type de consultation.
- Le patient choisit le type de consultation et, si vous autorisez le choix du praticien, le praticien.
- Après l'inscription, le patient reçoit une confirmation par e-mail.
- Une personne déjà inscrite pour le même soin ne peut pas s'inscrire une deuxième fois.
- Si vous laissez le champ vide, la liste d'attente en ligne reste désactivée pour ce type de consultation.
Gestion de la liste d'attente par discipline
La liste d'attente suit vos propres types de consultation, praticiens et horaires. Quelques exemples de configuration :
Logopédie
Les enfants ne peuvent souvent venir qu'après l'école ou le mercredi après-midi. Avec les jours préférés et une plage horaire, les parents ne reçoivent que des propositions qu'ils peuvent vraiment accepter.
Podologie
Une demi-heure libérée convient à une consultation de suivi ou à un contrôle de semelles, pas à une première consultation de 45 minutes. La correspondance sur le type de consultation s'en charge.
Pédicurie médicale
Une personne qui attend un praticien précis l'indique comme préférence. Celle qui n'a pas de préférence reçoit aussi des propositions chez les collègues.
Diététique et ostéopathie
Limitez une inscription avec une période de validité, par exemple uniquement ce mois-ci, pour que la liste ne se remplisse pas de personnes qui ont entre-temps trouvé une place ailleurs.
Liste d'attente sur papier, application séparée ou intégrée à VIMA
Il existe des applications de liste d'attente qui fonctionnent à côté de votre agenda. La différence avec une liste d'attente intégrée à votre logiciel de cabinet se voit surtout après la confirmation du patient.
| Cahier, Excel ou note | Application séparée | VIMA (intégrée) | |
|---|---|---|---|
| Qui correspond au créneau libre ? | Chercher soi-même | Selon les règles de l'application | Automatiquement selon le type de consultation, le praticien, le jour, la plage horaire et la validité |
| Prévenir les patients | Appeler un par un | Le plus souvent par SMS ou WhatsApp | E-mail avec lien personnel à toutes les personnes qui correspondent |
| Rendez-vous dans l'agenda | Saisir soi-même | Déplacer soi-même ou via une connexion | Automatiquement après confirmation, avec contrôle de l'agenda et de la salle |
| Inscription par le patient | Non | Selon l'application | Oui, via votre page de réservation en ligne |
| Dossier et historique | Séparé du dossier | Environnement séparé | Même dossier patient et même agenda |
| Coût | Votre temps | Abonnement séparé en plus de votre logiciel de cabinet | Inclus dans VIMA |
Liste d'attente et vie privée
Une liste d'attente contient des données personnelles de personnes qui ne sont pas encore patientes. VIMA garde cette liste limitée et contrôlable.
- Vous ne notez que ce qui est nécessaire pour planifier quelqu'un : nom, coordonnées, motif et préférences.
- Avec une période de validité, une inscription expire automatiquement après la date de fin. Elle reste visible dans l'historique et vous pouvez la rouvrir.
- Les patients pour qui la communication a été arrêtée ne reçoivent pas de propositions de la liste d'attente.
- Si une inscription n'est plus nécessaire, vous la clôturez ou la supprimez de la liste.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de liste d'attente pour un cabinet de soins ?
Un logiciel de liste d'attente garde la trace des patients qui attendent un rendez-vous, pour quel soin, chez quel praticien et à quels moments ils sont disponibles. En cas d'annulation, il affiche ou prévient les personnes en attente qui correspondent. Dans VIMA, la liste d'attente fait partie du même logiciel que votre agenda, la prise de rendez-vous en ligne et le dossier patient.
VIMA comble-t-il automatiquement les rendez-vous annulés ?
Oui, si vous activez l'automatisation de la liste d'attente. Lors de l'annulation d'un rendez-vous futur, VIMA envoie un e-mail à toutes les personnes en attente qui correspondent. La première qui confirme obtient le rendez-vous dans votre agenda. Sans automatisation, vous utilisez la liste d'attente manuellement.
Qui obtient la place si plusieurs patients correspondent ?
Toutes les personnes qui correspondent reçoivent un e-mail en même temps. La première qui confirme obtient le rendez-vous ; les autres propositions expirent immédiatement. VIMA vérifie à nouveau lors de la confirmation que le créneau est toujours libre.
Les patients peuvent-ils s'inscrire eux-mêmes sur la liste d'attente ?
Oui. Par type de consultation, vous fixez un délai en jours. Si un patient ne trouve aucun créneau libre dans ce délai sur votre page de réservation en ligne, il peut s'inscrire sur la liste d'attente et reçoit une confirmation par e-mail.
Combien de temps une proposition reste-t-elle valable ?
Une proposition peut être confirmée jusqu'à 2 heures avant le créneau, et pendant 7 jours au maximum. Pour un créneau qui commence dans moins de 2 heures, VIMA n'envoie pas de proposition.
Les patients en attente reçoivent-ils un SMS ou un WhatsApp ?
Non. Les propositions de la liste d'attente sont envoyées par e-mail avec un lien personnel. Dans VIMA, le SMS est disponible en option pour les rappels de rendez-vous, facturé par message. Les personnes sans adresse e-mail, vous les contactez vous-même depuis la liste d'attente.
Puis-je tenir une liste d'attente par praticien ou par soin ?
Oui. Pour chaque inscription, vous choisissez le type de consultation et le praticien souhaité, ou aucune préférence. Un créneau libéré n'est proposé qu'aux personnes qui correspondent à ce type et à ce praticien.
Combien de temps une personne reste-t-elle sur la liste d'attente ?
Jusqu'à ce que le patient confirme une proposition ou que vous clôturiez ou supprimiez l'inscription. Avec une période de validité, par exemple uniquement ce mois-ci, l'inscription expire automatiquement après la date de fin.
Ai-je besoin d'une application de liste d'attente séparée en plus de mon logiciel de cabinet ?
Pas avec VIMA. La liste d'attente fait partie du même logiciel que votre agenda et votre dossier : un rendez-vous confirmé arrive directement dans l'agenda, sans connexion ni deuxième abonnement.
Combien coûte la liste d'attente dans VIMA ?
La liste d'attente est incluse. VIMA coûte €30 par mois hors TVA pour le premier praticien et €25 par mois hors TVA par praticien supplémentaire, avec 60 jours d'essai gratuit. Les rappels par SMS en option sont facturés par message.
Pour quels cabinets la liste d'attente est-elle conçue ?
Pour les cabinets de soins et paramédicaux en Belgique, comme la podologie, la pédicurie médicale, la logopédie, la diététique et l'ostéopathie. La liste d'attente suit vos propres types de consultation, praticiens et horaires.
Une seule plateforme. Adaptée à votre discipline.
VIMA partage un socle commun, fiable et configurable, pour tous les cabinets de soins. Pour la podologie, la logopédie et la pédicurie médicale, ce socle est déjà développé en profondeur grâce aux retours de professionnels qui travaillent chaque jour avec VIMA ; les diététiciens et les ostéopathes travaillent avec ce même socle commun et configurable.
Vous définissez vous-même, par discipline, les types de consultation, les praticiens, les horaires préférés et le délai de la liste d'attente en ligne. La podologie, la logopédie et la pédicurie médicale disposent aujourd'hui dans VIMA d'une profondeur propre à leur discipline ; les diététiciens et les ostéopathes utilisent le socle commun configurable pour l'agenda, le dossier, les formulaires, les types de consultation et les paiements. VIMA continue de le développer à partir des retours des cabinets qui travaillent chaque jour avec VIMA.
30 € par mois hors TVA pour le premier praticien, 25 € par praticien supplémentaire.
Alerte désistement : comment VIMA comble un rendez-vous annulé
Un logiciel de liste d'attente garde la trace des personnes qui attendent un rendez-vous et vous aide à combler rapidement un créneau libéré. Dans VIMA, cela se fait en cinq étapes, sans que vous deviez appeler vos patients.
Une personne est inscrite sur la liste d'attente
Vous recherchez un patient existant ou ajoutez une nouvelle personne avec son nom, son e-mail et son téléphone. Vous notez le motif, le type de consultation, le praticien souhaité, les jours préférés, une plage horaire, la priorité et éventuellement la période pendant laquelle l'inscription est valable. Les patients peuvent aussi s'inscrire eux-mêmes via votre page de réservation en ligne.
Un rendez-vous est annulé
Si vous annulez un rendez-vous futur, vous cochez la vérification de la liste d'attente. Si le patient annule lui-même en ligne, VIMA peut vérifier la liste d'attente automatiquement. Vous le réglez dans Paramètres, Liste d'attente.
VIMA cherche qui correspond
Seules les personnes en attente pour le même type de consultation (ou sans préférence), pour ce praticien (ou sans préférence), un jour qui leur convient, dans leur plage horaire et dans leur période de validité entrent en ligne de compte.
Chaque personne qui correspond reçoit un e-mail
Chaque personne en attente qui correspond reçoit un e-mail avec un lien personnel pour confirmer ou refuser le créneau. Vous choisissez le modèle d'e-mail que VIMA utilise.
La première qui confirme est dans votre agenda
VIMA vérifie à nouveau que le créneau et, si nécessaire, une salle sont libres, crée le rendez-vous et clôture l'inscription. Les autres propositions pour ce créneau expirent immédiatement.