Start 60 dagen gratis Start 60 dagen gratis
Wachtlijst software die geannuleerde afspraken opvult
Per consultatietype kies je binnen hoeveel dagen er een vrije plek moet zijn. Is er geen plek, dan schrijft de patiënt zich online in op je wachtlijst. Met automatisering aan controleert VIMA bij een online annulatie wie past en stuurt een aanbod per e-mail.
Start 60 dagen gratis of vraag een demo aan
De wachtlijst van VIMA.care is wachtlijstsoftware die ingebouwd zit in de agenda, het online boeken en het patiëntendossier van zorg- en paramedische praktijken in België. De praktijk of de patiënt zelf zet iemand op de wachtlijst, met consultatietype, gewenste behandelaar, voorkeursdagen, tijdvak, prioriteit en een geldigheidsvenster. Met automatisering aan en de wachtlijstcontrole geactiveerd zoekt VIMA bij een toekomstige annulatie de wachtenden die passen en stuurt het hen een e-mail met een persoonlijke link. Wie eerst bevestigt, krijgt de plek: VIMA controleert of het moment nog vrij is, zet de afspraak in de agenda en laat de andere aanbiedingen vervallen. De wachtlijst is inbegrepen in VIMA, dat €30 per maand excl. btw kost voor de eerste zorgverlener, met 60 dagen gratis proefperiode.
- Wachtlijst per behandeling en behandelaar: Per persoon: consultatietype, gewenste behandelaar, voorkeursdagen, tijdvak, prioriteit (urgent, normaal, laag) en notities.
- Online inschrijven: Per consultatietype stel je een termijn in dagen in. Is er online binnen die termijn geen plek, dan kan de patiënt zich zelf op de wachtlijst zetten.
- Automatisch aanbod bij annulatie: Schakel de automatisering in en VIMA mailt alle passende wachtenden bij een vrijgekomen moment. Uitzetten kan altijd.
- Wie eerst bevestigt, krijgt de plek: De patiënt bevestigt via een persoonlijke link. De afspraak komt in je agenda, de inschrijving staat op afgehandeld.
- Geldigheidsvenster: Begrens een inschrijving tot een periode. Na de einddatum vervalt ze automatisch en krijgt die persoon geen aanbiedingen meer.
- Overzicht en wachtduur: Zie per persoon hoe lang die al wacht, filter op wachtend of afgehandeld en bel of mail rechtstreeks vanuit de lijst.
Werkt op web, iPad, smartphone en Mac. Onderdeel van VIMA.care, praktijksoftware voor zorg- en paramedische praktijken in België.
Zo vult VIMA een geannuleerde afspraak op vanuit je wachtlijst
Wachtlijstsoftware houdt bij wie op een afspraak wacht en helpt je een vrijgekomen moment snel opnieuw in te vullen. In VIMA verloopt dat in vijf stappen, zonder dat je zelf patiënten moet opbellen.
Iemand komt op de wachtlijst
Je zoekt een bestaande patiënt op of voegt een nieuwe persoon toe met naam, e-mail en telefoon. Je noteert de reden, het consultatietype, de gewenste behandelaar, voorkeursdagen, een tijdvak, de prioriteit en eventueel een periode waarin de inschrijving geldt. Patiënten kunnen zich ook zelf inschrijven via je online boekingspagina.
Er wordt een afspraak geannuleerd
Annuleer jij een toekomstige afspraak, dan vink je aan dat VIMA de wachtlijst moet controleren. Annuleert de patiënt zelf online, dan kan VIMA de wachtlijst automatisch controleren. Dat stel je in onder Instellingen, Wachtlijst.
VIMA zoekt wie past
Alleen wachtenden voor hetzelfde consultatietype (of zonder voorkeur), voor die behandelaar (of zonder voorkeur), op een passende dag, binnen hun tijdvak en binnen hun geldigheidsvenster komen in aanmerking.
Iedereen die past krijgt een e-mail
Elke passende wachtende krijgt een e-mail met een persoonlijke link om het moment te bevestigen of af te slaan. Je bepaalt zelf welk e-mailsjabloon VIMA daarvoor gebruikt.
Wie eerst bevestigt, staat in je agenda
VIMA controleert opnieuw of het moment en, waar nodig, een kamer nog vrij zijn, maakt de afspraak aan en zet de inschrijving op afgehandeld. De andere aanbiedingen voor dat moment vervallen meteen.
Wie krijgt de vrijgekomen plek? De regels op een rij
Een wachtlijst werkt alleen als iedereen weet hoe ze werkt. Dit zijn de vaste regels van de automatische wachtlijst in VIMA.
Wie eerst bevestigt
Alle passende wachtenden krijgen tegelijk een e-mail. De eerste die bevestigt, krijgt de afspraak. Prioriteit bepaalt de volgorde in je overzicht en helpt je bij het manueel opvullen.
Een aanbod blijft niet eeuwig open
Een aanbod kan worden bevestigd tot 2 uur voor het moment, en hooguit 7 dagen. Begint het vrijgekomen moment binnen 2 uur, dan stuurt VIMA geen aanbod meer.
Geen dubbele boekingen
Bij het bevestigen controleert VIMA de agenda van de behandelaar en de kamerbezetting. Plant iemand intussen een afspraak op dat moment in, dan vervallen de openstaande aanbiedingen.
Afslaan mag
De patiënt kan een aanbod afslaan via dezelfde link. Wie afslaat, blijft standaard op de wachtlijst voor een volgend moment.
Wie geen aanbod krijgt
Inschrijvingen zonder e-mailadres, afgehandelde of vervallen inschrijvingen en patiënten bij wie de communicatie gestopt is, krijgen geen automatische berichten.
Jij houdt de regie
De automatisering staat standaard uit. Zonder automatisering gebruik je de wachtlijst manueel: je ziet wie wacht, belt of mailt vanuit de lijst en plant zelf in.
Online wachtlijst: patiënten schrijven zich zelf in
Per consultatietype kies je hoeveel dagen vooruit VIMA naar een vrije plek kijkt, tussen 1 en 365 dagen. Bijvoorbeeld 30 dagen: is er binnen die termijn geen boekbaar moment, dan kan de patiënt zich via je boekingspagina op de wachtlijst zetten. De patiënt hoeft niet eerst 30 dagen te wachten. Laat je de instelling leeg, dan verschijnt voor dat consultatietype geen online wachtlijst.
- De patiënt kiest het consultatietype en, als je behandelaarkeuze toelaat, de behandelaar.
- Na inschrijving krijgt de patiënt een bevestiging per e-mail.
- Wie al op de wachtlijst staat voor dezelfde behandeling, kan zich geen tweede keer inschrijven.
- Laat je het veld leeg, dan blijft de online wachtlijst uit voor dat consultatietype.
Wachtlijstbeheer per discipline
De wachtlijst volgt je eigen consultatietypes, behandelaars en uren. Enkele voorbeelden van hoe praktijken haar instellen:
Logopedie
Kinderen kunnen vaak alleen na schooltijd of op woensdagnamiddag. Met voorkeursdagen en een tijdvak krijgen ouders alleen een aanbod dat ze echt kunnen aannemen.
Podologie
Een vrijgekomen halfuur past bij een opvolgconsultatie of zoolcontrole, niet bij een eerste consultatie van 45 minuten. De match op consultatietype zorgt daarvoor.
Gespecialiseerde voetverzorging
Wie op een vaste behandelaar wacht, zet die als voorkeur. Wie het niet uitmaakt, krijgt ook aanbiedingen bij collega's.
Diëtiek en osteopathie
Begrens een inschrijving met een geldigheidsvenster, bijvoorbeeld alleen deze maand, zodat de lijst niet volloopt met mensen die intussen elders terechtkonden.
Wachtlijst in een schrift, een losse app of ingebouwd in VIMA
Er bestaan aparte wachtlijst-apps die naast je agenda draaien. Het verschil met een wachtlijst die in je praktijksoftware zit, zie je vooral na de bevestiging van de patiënt.
| Schrift, Excel of notitie | Losse wachtlijst-app | VIMA (ingebouwd) | |
|---|---|---|---|
| Wie past bij het vrije moment? | Zelf zoeken | Volgens de regels van de app | Automatisch op consultatietype, behandelaar, dag, tijdvak en geldigheid |
| Patiënten verwittigen | Een voor een bellen | Meestal sms of WhatsApp | E-mail met persoonlijke link aan alle passende wachtenden |
| Afspraak in de agenda | Zelf invoeren | Zelf verzetten of via een koppeling | Automatisch na bevestiging, met controle op agenda en kamer |
| Zelf inschrijven door patiënt | Nee | Afhankelijk van de app | Ja, via je online boekingspagina |
| Dossier en historiek | Los van het dossier | Aparte omgeving | Zelfde patiëntendossier en agenda |
| Kosten | Je eigen tijd | Apart abonnement naast je praktijksoftware | Inbegrepen in VIMA |
Wachtlijst en privacy
Een wachtlijst bevat persoonsgegevens van mensen die nog geen patiënt zijn. VIMA houdt die lijst beperkt en controleerbaar.
- Je noteert alleen wat nodig is om iemand in te plannen: naam, contactgegevens, reden en voorkeuren.
- Met een geldigheidsvenster vervalt een inschrijving automatisch na de einddatum. Ze blijft zichtbaar in de historiek en je kunt ze opnieuw openen.
- Patiënten bij wie de communicatie gestopt is, krijgen geen wachtlijstaanbiedingen.
- Is een inschrijving niet meer nodig, dan zet je ze op afgehandeld of verwijder je ze uit de lijst.
Veelgestelde vragen
Wat is wachtlijstsoftware voor een zorgpraktijk?
Wachtlijstsoftware houdt bij welke patiënten op een afspraak wachten, voor welke behandeling, bij welke behandelaar en op welke momenten ze kunnen. Bij een annulatie toont of verwittigt ze de wachtenden die passen. In VIMA zit de wachtlijst in dezelfde software als je agenda, online boeken en patiëntendossier.
Vult VIMA geannuleerde afspraken automatisch op?
Ja, als je de wachtlijstautomatisering inschakelt. Bij een online annulatie door de patiënt controleert VIMA automatisch de wachtlijst en mailt het alle passende wachtenden. Annuleer je zelf in de praktijk, dan vink je de wachtlijstcontrole aan. Wie eerst bevestigt, krijgt de afspraak in je agenda. Zonder automatisering gebruik je de wachtlijst manueel.
Wie krijgt de plek als meerdere patiënten passen?
Alle passende wachtenden krijgen tegelijk een e-mail. De eerste die bevestigt, krijgt de afspraak; de andere aanbiedingen vervallen meteen. VIMA controleert bij het bevestigen opnieuw of het moment nog vrij is.
Kunnen patiënten zich zelf op de wachtlijst zetten?
Ja. Per consultatietype stel je een termijn in dagen in. Vindt een patiënt op je online boekingspagina binnen die termijn geen vrij moment, dan kan hij zich op de wachtlijst zetten en krijgt hij een bevestiging per e-mail.
Hoe lang blijft een wachtlijstaanbod geldig?
Een aanbod kan worden bevestigd tot 2 uur voor het moment, en hooguit 7 dagen. Voor een moment dat binnen 2 uur begint, stuurt VIMA geen aanbod.
Krijgen wachtende patiënten een sms of WhatsApp?
Nee. Wachtlijstaanbiedingen gaan per e-mail met een persoonlijke link. Sms gebruik je in VIMA optioneel voor afspraakherinneringen, aangerekend per bericht. Wie geen e-mailadres heeft, contacteer je zelf vanuit de wachtlijst.
Kan ik een wachtlijst per behandelaar of per behandeling bijhouden?
Ja. Per inschrijving kies je het consultatietype en de gewenste behandelaar, of geen voorkeur. Een vrijgekomen moment wordt alleen aangeboden aan wie bij dat type en die behandelaar past.
Hoe lang blijft iemand op de wachtlijst?
Tot de patiënt een aanbod bevestigt of jij de inschrijving afhandelt of verwijdert. Met een geldigheidsvenster, bijvoorbeeld alleen deze maand, vervalt de inschrijving automatisch na de einddatum.
Heb ik een aparte wachtlijst-app nodig naast mijn praktijksoftware?
Met VIMA niet. De wachtlijst zit in dezelfde software als je agenda en dossier, dus een bevestigde afspraak komt meteen in de agenda zonder koppeling of tweede abonnement.
Wat kost de wachtlijst in VIMA?
De wachtlijst is inbegrepen. VIMA kost €30 per maand excl. btw voor de eerste zorgverlener, met 60 dagen gratis proefperiode. Optionele sms-herinneringen worden per bericht aangerekend.
Voor welke praktijken is de wachtlijst bedoeld?
Voor zorg- en paramedische praktijken in België, zoals podologie, gespecialiseerde voetverzorging, logopedie, diëtiek en osteopathie. De wachtlijst volgt je eigen consultatietypes, behandelaars en uren.
Eén platform. Afgestemd op jouw discipline.
VIMA deelt één betrouwbare, configureerbare kern over alle zorgpraktijken heen. Voor podologie, logopedie en gespecialiseerde voetverzorging wordt die kern nu al diep uitgewerkt met feedback van professionals die dagelijks met VIMA werken; diëtisten en osteopaten werken met diezelfde gedeelde, configureerbare kern.
Consultatietypes, behandelaars, voorkeursuren en de termijn voor de online wachtlijst stel je zelf in per discipline. Podologie, logopedie en gespecialiseerde voetverzorging hebben in VIMA vandaag discipline-specifieke diepgang; diëtisten en osteopaten gebruiken de configureerbare gedeelde kern voor agenda, dossier, formulieren, consultatietypes en betalingen. VIMA werkt dit verder uit op basis van feedback van praktijken die dagelijks met VIMA werken.