Questions fréquentes sur VIMA

Cela dépend de votre cabinet. Une liste de patients qui grandit, des rendez-vous pris pendant les soins et des informations éparpillées dans plusieurs fichiers sont des signaux pour comparer des logiciels de cabinet. Testez avec votre propre façon de travailler si le passage vous convient.

L’administration INAMI et tiers payant fait partie du flux de travail pour la logopédie ; pour les autres professions, elle n’est pas prévue en standard. Curieux de savoir ce que cela signifie pour votre cabinet ? Écrivez à [email protected].

Non, l’attestation automatique auprès des mutualités n’existe pas aujourd’hui dans VIMA. Pour la logopédie, VIMA gère bien un flux INAMI et tiers payant : dossiers de remboursement, attestations liées, unités de quota, état récapitulatif et aperçu de la valeur R. L’envoi, vous le faites vous-même via le canal demandé par votre mutualité ou par l’INAMI.

Un logiciel ne rend pas automatiquement votre cabinet conforme au RGPD. Pour les données des patients, le cabinet est responsable du traitement et VIMA est sous-traitant. Nous vous transmettons volontiers le contrat de sous-traitance, la liste des sous-traitants ultérieurs et les mesures techniques et organisationnelles ; demandez-les et comparez-les à vos propres obligations d’accès, de durée de conservation et de confidentialité. Voir aussi la politique de confidentialité.

VIMA propose des exports financiers, dont un export XLSX des documents sur une période et un compte de facturation choisis. Il n’y a pas de liaison automatique avec un logiciel comptable. Demandez à votre comptable quels champs il lui faut et écrivez-nous via [email protected] : nous chercherons ensemble le bon export. Les reçus de paiement et les factures ne remplacent pas un logiciel comptable.

L’abonnement mensuel coûte 30 € par mois hors TVA pour le premier praticien et 25 € par mois hors TVA par praticien supplémentaire. Les SMS et les crédits optionnels d’e-mails de campagne sont facturés séparément selon l’usage ; les e-mails de rendez-vous habituels ne sont pas des crédits d’e-mails de campagne. Vous testez 60 jours gratuitement, sans carte de crédit. La page des tarifs reprend les conditions actuelles d’abonnement et de résiliation.

Oui. L’équipe VIMA transfère gratuitement vos données : patients, dossiers, rendez-vous et plus encore. Nous regardons d’abord ensemble ce que votre logiciel actuel exporte. Après le transfert, vous vérifiez tout tranquillement.

Vous pouvez choisir l’abonnement mensuel. La résiliation et la date de fin suivent les conditions de l’abonnement choisi. Si VIMA vous propose un abonnement annuel, les conditions de paiement et de renouvellement affichées pour celui-ci s’appliquent. Relisez-les avant d’activer.

Oui. Les patients réservent les créneaux disponibles via votre lien de réservation. Vous gérez les types de soins et les plages bloquées et vous configurez les rappels ; les SMS sont optionnels. Pour afficher l’agenda ailleurs, il existe une liaison Google Agenda ; demandez-nous comment elle fonctionne et dans quel sens elle synchronise.

Oui. Vous construisez vos propres formulaires avec les questions et les champs dont votre anamnèse a besoin. Les patients les remplissent chez eux via un lien, et les réponses arrivent dans le dossier patient.

Vous enregistrez séparément les prestations et les paiements. Pour un paiement enregistré, vous pouvez utiliser un reçu de paiement ; pour facturer, vous choisissez le type de document facture. Relisez les montants et les données du cabinet avant l’envoi. Les montants ouverts se suivent dans les aperçus financiers. Un reçu de paiement ne remplace ni une facture ni un logiciel comptable.

VIMA rassemble les données du patient, les notes de traitement, les photos, les documents, les formulaires et les rapports dans un dossier numérique. Vous pouvez utiliser vos propres étiquettes et formulaires. Les fonctions du dossier et les liaisons disponibles dépendent de votre profession ; demandez-le-nous via [email protected]. VIMA ne revendique pas de fonctionnalité de dossier patient universelle ou certifiée.

VIMA fonctionne dans un navigateur moderne sur les ordinateurs, tablettes et smartphones courants et demande une connexion internet. Depuis VIMA, vous envoyez les e-mails prévus, comme les confirmations et les rappels ; VIMA ne synchronise pas votre boîte mail complète.

VIMA fonctionne en ligne et a besoin d’une connexion internet. Vous l’utilisez dans un navigateur moderne sur smartphone, tablette, Mac ou Windows.

Oui. Plusieurs praticiens travaillent ensemble au sein d’un même cabinet, avec leur propre agenda et un accès selon leur rôle au planning et aux dossiers communs. C’est valable pour toutes les professions, pas seulement pour les podologues.

Vous pouvez essayer VIMA gratuitement pendant 60 jours, sans carte de crédit. Vous testez les fonctions pour votre profession et votre rôle. Les services optionnels comme les SMS ou les crédits d’e-mails de campagne sont facturés séparément selon l’usage ; demandez-nous sans souci comment cela fonctionne. Après l’essai, vous choisissez de continuer ou non.

VIMA continue d’être développé selon la planification produit et les retours des cabinets. Nous ne promettons pas de fréquence de mise à jour fixe.

Vous recevez une aide personnelle de l’équipe VIMA ; nous ne promettons pas de délai de réponse fixe. Envoyez votre question à [email protected].

Honnêtement : ces engagements ont leur place dans votre contrat et dans le contrat de sous-traitance, pas sur une page web. Demandez une confirmation écrite avant de démarrer via [email protected] : préavis, export ou restitution disponible, période d’accès et suppression. La politique de confidentialité décrit la restitution ou la suppression à la fin de la collaboration ; vous n’y lirez volontairement pas de garantie complète d’export ou de continuité.