Waarom een workflowgids
Een podologiepraktijk digitaliseren begint niet bij een softwarepakket, maar bij je eigen werkdag. Wie eerst de workflow in kaart brengt, weet daarna precies wat digitaal moet en wat gerust op papier mag blijven. Deze gids loopt die workflow stap voor stap af: van afspraak en intake, over consultatie en dossier, tot betaalbewijs en opvolging.
Het is bewust geen vergelijking van pakketten. Wil je software naast elkaar leggen, dan is daar de aparte gids podologie software vergelijken in België voor. Hier gaat het om de volgorde waarin je digitaliseert en de vragen die je jezelf per stap stelt. Als concreet voorbeeld gebruiken we de software voor je podologiepraktijk van VIMA, omdat de bouwstenen daar samenvallen met de stappen hieronder: agenda, online boeken, dossier met voetkaart, formulieren, verslagen, betaalbewijzen en wachtlijst.
Begin je zonder bestaande patiënten of dossiers? De starterspagina voor podologen laat zien welke digitale basis je met VIMA kunt voorbereiden.
Stap 1: breng je huidige workflow in kaart
Neem één gewone praktijkdag en schrijf op wat er met elke patiënt gebeurt, van het eerste contact tot de volgende afspraak. Niet hoe het zou moeten, maar hoe het vandaag loopt.
Een handig raster:
| Moment | Waar zit de informatie nu? | Wie doet het? | Wat loopt mis? |
|---|---|---|---|
| Afspraak maken | Telefoon, papieren agenda, losse kalender | Jij, tussen twee patiënten door | Dubbele boekingen, gemiste oproepen |
| Intake | Papieren vragenlijst in de wachtzaal | Patiënt, daarna jij | Onleesbaar, nooit terug te vinden |
| Consultatie en bevindingen | Losse notities, schets van de voet | Jij | Geen overzicht over meerdere consultaties |
| Betaling en betaalbewijs | Handgeschreven of Word | Jij, na de consultatie | Vergeten, dubbel werk |
| Opvolging | Post-it, geheugen | Jij | Patiënten komen niet terug |
Vul dit raster in voor jouw praktijk. De kolom "wat loopt mis" bepaalt je prioriteiten. Meestal zitten de grootste knelpunten bij het plannen en het terugvinden van informatie, niet bij het behandelen zelf.
Tel ook je bronnen: op hoeveel plaatsen staan vandaag patiëntgegevens? Papieren mappen, Excel, je mailbox, je telefoon, foto's op een tablet. Elke bron is een plek die je straks samenbrengt of bewust achterlaat.
Stap 2: agenda en consultatietypes
De agenda is de ruggengraat van je digitale praktijk, want elke andere stap hangt eraan vast. Begin daarom met je consultatietypes. Een eerste consultatie, een opvolgconsultatie, een ganganalyse en een controle van podologische zolen hebben elk hun eigen duur en prijs. Leg die vast voor je één afspraak digitaal inplant.
Praktische vragen bij deze stap:
- Welke consultatietypes gebruik je echt, en hoe lang duren ze werkelijk? Meet dat een week lang na in plaats van te schatten.
- Welke types mogen patiënten zelf online boeken en welke plan je liever zelf, bijvoorbeeld een uitgebreid biomechanisch onderzoek?
- Werk je op meerdere locaties of met meerdere behandelaars? Dan wil je per locatie en per behandelaar een eigen zicht op de agenda.
Online boeken is meer dan gemak: het verplaatst het plannen van jouw behandeltijd naar de patiënt, op het moment dat het die patiënt uitkomt. Zorg dat de bevestiging automatisch vertrekt, zodat je geen bevestigingsmails meer hoeft te typen.
Stap 3: patiëntendossier en voetkaart
Het dossier is de plek waar alles samenkomt: contactgegevens, voorgeschiedenis, bevindingen, foto's, formulieren en verslagen. Digitaliseren betekent hier vooral: één dossier per patiënt, doorzoekbaar, met de geschiedenis in volgorde.
Voor podologen is de voetkaart het onderdeel dat een podologiedossier onderscheidt van een gewone agenda met notities. Op papier schets je eelt, likdoorn, mycose of drukpunten telkens opnieuw. Digitaal markeer je die op een plantair of dorsaal aanzicht van beide voeten, en zie je bij de volgende consultatie meteen wat er veranderd is.
Beslis vooraf wat in het dossier komt en wat niet:
- Foto's: bij welke consultaties maak je ze, en met welk toestel? Foto's die op een privételefoon blijven staan, zijn een risico. Zet ze in het dossier en verwijder ze van het toestel.
- Documenten: verwijsbrieven van artsen, eerdere verslagen, scans. Scan wat je nodig hebt en laat de rest in het archief.
- Historiek: hoe ver ga je terug bij bestaande patiënten? Vaak volstaat het om bij de eerstvolgende consultatie een korte samenvatting in te typen in plaats van jaren papier over te nemen.
De voetkaart en het dossier registreren wat jij vaststelt. De interpretatie en het behandelplan blijven jouw werk als podoloog; software houdt alleen het overzicht bij.
Stap 4: formulieren
Formulieren zijn de brug tussen intake en dossier. Denk aan een intakevragenlijst, een biomechanisch onderzoek, een diabetesscreening of een checklist rode vlaggen. Op papier zijn dat losse blaadjes; digitaal zijn het ingevulde velden die in het dossier blijven staan en die je later terugvindt.
Begin klein. Neem je twee meest gebruikte formulieren en bouw die eerst digitaal na, of vertrek van standaardformulieren als je software die aanbiedt. Voeg pas nieuwe velden toe als je merkt dat je ze telkens opnieuw in de vrije tekst typt.
Twee vuistregels:
- Een formulier dat de patiënt zelf invult (intake, voorgeschiedenis) hou je kort en in gewone taal.
- Een formulier dat jij invult tijdens de consultatie (onderzoek, screening) volgt de volgorde waarin je werkelijk onderzoekt, zodat je niet heen en weer hoeft te scrollen.
Stap 5: verslagen en betaalbewijzen
Na de consultatie volgen twee documenten: het verslag of de verwijsbrief, en het betaalbewijs.
Verslagen en verwijsbrieven maak je het snelst vanuit het dossier, met een briefsjabloon waarin de patiëntgegevens al ingevuld staan. Maak sjablonen voor de drie brieven die je het vaakst schrijft, bijvoorbeeld een verslag aan de verwijzende arts, een verwijsbrief en een kort attest van consultatie.
Het betaalbewijs hoort bij de consultatie. Registreer de betaling meteen, geef de patiënt het betaalbewijs mee en volg op wat nog openstaat. Zo hoef je op vrijdagavond niet te reconstrueren wie wat betaald heeft.
Eén afbakening is belangrijk: praktijksoftware met betaalbewijzen vervangt geen boekhoudsoftware. Je boekhouding blijft een apart traject met je boekhouder. Zie het betaalbewijs als het document voor de patiënt en als je eigen overzicht van wat betaald is en wat nog openstaat, niet meer dan dat.
Stap 6: herinneringen en wachtlijst
Opvolging is de stap die het vaakst blijft liggen, omdat er op dat moment geen patiënt voor je zit. Twee kleine automatisaties helpen.
Automatische herinneringen vertrekken een vaste tijd voor de afspraak, via e-mail of optioneel sms. Ze vervangen geen goed gesprek bij het boeken en ze zorgen niet vanzelf dat iedereen komt opdagen, maar ze halen het herinneren uit jouw hoofd. Leg één moment vast, bijvoorbeeld twee dagen vooraf, en pas het pas aan als je merkt dat het niet werkt.
De wachtlijst vangt twee situaties op: de patiënt die sneller wil komen dan je eerstvolgende vrije plaats, en het gat dat valt als iemand afzegt. Zet die patiënten op de wachtlijst in plaats van op een briefje, zodat je bij een annulatie in één overzicht ziet wie je kunt bellen.
Plan ook de volgende afspraak voor de patiënt de praktijk verlaat. Dat is de eenvoudigste opvolging die er bestaat.
Stap 7: rollen en toegang in een groepspraktijk
Werk je alleen, dan sla je deze stap over. In een groepspraktijk bepaalt toegang wie welke dossiers ziet en wie wat mag aanpassen.
Beslis vooraf:
- Wie ziet welke agenda? Elke behandelaar alleen de eigen agenda, of iedereen alles?
- Wie mag dossiers van collega's openen? Bij gedeelde patiënten is dat nodig, bij een louter gedeelde locatie vaak niet.
- Wie registreert betalingen en maakt betaalbewijzen? Eén persoon aan het onthaal, of elke behandelaar zelf?
- Wie beheert de instellingen: consultatietypes, sjablonen, formulieren?
Leg dat vast in een kort document en stel de rollen in voor je met patiëntgegevens begint te werken. Achteraf rechten intrekken is lastiger dan ze vooraf beperken.
Stap 8: overstappen van Excel of papier
Hier loopt het meestal mis, niet omdat het technisch moeilijk is, maar omdat je alles tegelijk wilt meenemen. Baken de overstap af.
Wat je meeneemt: je patiëntenlijst. Bij VIMA importeer je die via CSV, met gratis persoonlijke begeleiding specifiek bij die import. Exporteer uit Excel of je huidige software de velden die beschikbaar zijn, zoals naam, geboortedatum, adres, telefoon en e-mail. Controleer na de import of ze correct in de dossiers staan en bewaar je oorspronkelijke export.
Wat je niet automatisch meeneemt: behandelhistoriek, foto's, formulieren en oude betalingen. Bredere migratie- en exportopties bestaan mogelijk, maar bevestig de actuele scope vooraf via [email protected] in plaats van ervan uit te gaan. Reken ook niet op een vaste doorlooptijd: die hangt af van wat je huidige systeem exporteert en van de velden die beschikbaar zijn.
Voor bestaande patiënten werkt dit in de praktijk goed: bij de eerstvolgende consultatie typ je een korte samenvatting van de voorgeschiedenis in het nieuwe dossier. Het papieren dossier blijft in het archief zolang je bewaartermijn loopt.
Werk gerust een tijd parallel, met je oude agenda naast de nieuwe, tot je op het digitale systeem vertrouwt. VIMA evalueer je zestig dagen gratis naast je huidige werkwijze.
Privacy, eID en rechtsgrond
Digitaliseren betekent ook dat je als verwerkingsverantwoordelijke afspraken maakt over wie patiëntgegevens verwerkt en waarom. Drie aandachtspunten.
Ten eerste de verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier. Die legt vast dat de leverancier patiëntgegevens alleen verwerkt volgens jouw instructies. Lees ze en bewaar ze bij je praktijkdocumenten. Controleer ook of de leverancier een publiek privacybeleid heeft.
Ten tweede het inlezen van de eID. Handig, want je typt geen identificatiegegevens meer over. Maar het gebruik van de eID-functie en de verwerking van het rijksregisternummer zijn voorbehouden aan praktijken die daarvoor over een geldige rechtsgrond en machtiging beschikken. Controleer dat zelf voor je eigen praktijk voor je de functie gebruikt; je softwareleverancier kan die beoordeling niet in jouw plaats maken.
Ten derde de toegang: sterke wachtwoorden, geen gedeelde logins in een groepspraktijk en een afspraak over wat er gebeurt met foto's op toestellen. Onze AVG-checklist voor zorgpraktijken werkt die punten verder uit.
Praktische checklist in fases
Digitaliseer niet alles in één week. Deze volgorde houdt het overzichtelijk.
Fase 1: voorbereiden (week 1)
- Vul het raster uit stap 1 in voor een gewone praktijkdag.
- Lijst je consultatietypes op met werkelijke duur en prijs.
- Bepaal je twee belangrijkste formulieren en drie briefsjablonen.
- Vraag de verwerkersovereenkomst op en lees ze.
Fase 2: agenda en patiëntenlijst (week 2)
- Stel consultatietypes, locaties en behandelaars in.
- Importeer je patiëntenlijst via CSV en controleer de velden.
- Zet online boeken open voor de consultatietypes die zich daarvoor lenen.
- Bevestig de scope van bredere migratie- en exportopties als je die nodig hebt.
Fase 3: dossier en documenten (week 3 en 4)
- Werk vanaf nu elk nieuw dossier volledig digitaal: voetkaart, foto's, formulieren.
- Maak verslagen en betaalbewijzen vanuit het dossier.
- Vat bij bestaande patiënten de voorgeschiedenis kort samen bij hun volgende consultatie.
Fase 4: opvolging en rollen (vanaf week 5)
- Activeer automatische herinneringen en start de wachtlijst.
- Stel rollen en toegang in voor collega's en onthaal.
- Evalueer na een maand met het raster uit stap 1: welke knelpunten zijn weg en welke blijven?
Tot slot
Een podologiepraktijk digitaliseren is geen technisch project, maar een reeks kleine beslissingen over hoe je werkt. Wie eerst de workflow tekent, daarna de agenda opzet en pas dan dossiers en opvolging aanpakt, houdt het beheersbaar en blijft ondertussen gewoon behandelen. De software volgt de workflow, niet omgekeerd.