Inleiding
Stapels papieren dossiers in een archiefkast. Zoeken naar die ene behandelnotitie van vorig jaar. Onleesbaar handschrift van je collega. Herkenbaar?
Een digitaal patiëntendossier (ook wel EPD, Elektronisch Patiëntendossier, genoemd) lost deze problemen op. Je hebt direct toegang tot alle patiëntinformatie, altijd leesbaar, overal beschikbaar en veilig opgeslagen.
In deze gids lees je wat een digitaal patiëntendossier je biedt en hoe je de overstap maakt.
Meteen een concreet EPD bekijken? In de podologie software van VIMA zit het patiëntendossier ingebouwd, met Belgische eID, voetkaart en foto's.
Wat is een digitaal patiëntendossier?
Een digitaal patiëntendossier is een elektronische versie van je papieren dossier. Per patiënt houd je bij:
Basisgegevens
- Naam, adres, contactgegevens
- Geboortedatum
- Huisarts en andere zorgverleners
- Ziekenfonds informatie
Medische informatie
- Klachten en diagnoses
- Medische voorgeschiedenis
- Medicatie
- Allergieën
Behandelingen
- Notities per consult
- Uitgevoerde behandelingen
- Behandelplan en doelen
- Foto's van de voeten
Administratief
- Afspraakhistorie
- Betaalbewijzen en betalingen
- Correspondentie
Alles op één plek, doorzoekbaar en altijd up-to-date.
Waarom digitaal?
Sneller informatie vinden
Zoeken op naam, geboortedatum of trefwoord. Binnen seconden heb je het dossier op je scherm. Geen mappen doorzoeken.
Altijd leesbaar
Geen gekrabbel meer. Gestructureerde velden en getypte notities zijn altijd duidelijk, en dat voorkomt documentatiefouten.
Overal toegang
Met cloudsoftware kun je het dossier openen op je praktijkcomputer, thuis op je laptop of onderweg op je telefoon. Handig bij huisbezoeken of als je belt met een collega-zorgverlener.
Veiliger
Papieren dossiers kunnen zoekraken, verbranden of door onbevoegden worden ingezien. Digitale dossiers zijn versleuteld, beveiligd met wachtwoorden en automatisch geback-upt.
AVG/GDPR-compliance
De privacywetgeving stelt eisen aan hoe je patiëntgegevens bewaart. Met goede software voldoe je automatisch aan veel van deze eisen en verklein je het risico op kostbare overtredingen.
Delen met collega's
Werk je in een groepspraktijk of moet een collega je vervangen? Met digitale dossiers heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie.
Historie bijhouden
Elke wijziging wordt gelogd. Je kunt altijd terugzien wie wat wanneer heeft genoteerd.
Wat moet een goed EPD bevatten?
1. Flexibele patiëntkaart
Je moet zelf kunnen bepalen welke velden je bijhoudt. Standaardvelden plus de mogelijkheid om eigen velden toe te voegen.
2. Behandelnotities met templates
Snel notities maken met behulp van voorgedefinieerde templates. Bijvoorbeeld een template voor "eerste consult" met alle standaard vragen.
3. Foto's en documenten
De mogelijkheid om foto's van voeten toe te voegen, externe verslagen te uploaden en documenten te koppelen.
4. Zoekfunctie
Snel een patiënt vinden op naam, geboortedatum of andere kenmerken.
5. Koppeling met agenda
Direct vanuit het dossier een afspraak inplannen of de afspraakhistorie zien.
6. Koppeling met betalingen
Behandelingen die je registreert direct omzetten naar een factuur.
Hoe maak je de overstap?
Stap 1: Inventariseer je huidige dossiers
Hoeveel actieve patiënten heb je? Welke informatie staat in de papieren dossiers?
Stap 2: Bepaal wat je wilt overzetten
Je hoeft niet alles te digitaliseren. Focus op:
- Actieve patiënten (gezien in afgelopen 2 jaar)
- Essentiële medische informatie
- Lopende behandelplannen
Oude, afgesloten dossiers kun je archiveren en alleen digitaliseren als de patiënt terugkomt.
Stap 3: Kies je software
Zoek praktijksoftware met een goed EPD-module. Let op:
- Gebruiksgemak
- Flexibiliteit in velden en templates
- Import-mogelijkheden
- Beveiliging
Zoek je als podoloog of podotherapeut meteen een concreet EPD? Bekijk dan de EPD software voor podotherapie en podologie van VIMA, met Belgische eID, foto's, formulieren en verslagen in het dossier.
Stap 4: Voer data in
Je kunt kiezen:
Handmatig invoeren Tijdrovend maar grondig. Je bekijkt elk dossier en voert de relevante informatie in.
Importeren vanuit Excel Heb je een patiëntenlijst in Excel? De meeste software kan dit importeren.
Geleidelijk invoeren Bij elk bezoek voer je de patiënt in het nieuwe systeem in. Na een paar maanden zijn de meeste actieve patiënten overgezet.
Stap 5: Bewaar papieren dossiers nog even
De wet schrijft bewaartermijnen voor (15 jaar in België voor medische dossiers). Bewaar je papieren dossiers veilig tot je zeker weet dat alles goed is overgezet.
Tips voor goede dossiervoering
Noteer direct na de behandeling
Wacht niet tot het einde van de dag. Dan vergeet je details. Met digitale formulieren en templates noteer je bovendien een stuk sneller, en die minuten tellen bij een volle dag flink op.
Gebruik standaard structuur
Een vaste indeling (klacht, onderzoek, diagnose, behandeling, plan) maakt je notities consistent en leesbaar.
Wees concreet
"Patiënt heeft pijn" is minder nuttig dan "Pijn onder linker hiel, VAS 6/10, erger bij opstaan".
Fotografeer bevindingen
Een foto zegt meer dan woorden en helpt bij follow-up.
Documenteer ook wat je niet doet
Als je een behandeling overweegt maar niet uitvoert, noteer dan waarom.
Veelgestelde vragen
Mag ik papieren dossiers vernietigen na digitalisering?
In principe ja, mits je de wettelijke bewaartermijn respecteert en de digitale versie volledig is. Bewaar papieren dossiers nog minimaal 1 jaar na digitalisering als extra zekerheid.
Hoe lang moet ik dossiers bewaren?
In België geldt een bewaartermijn van 15 jaar na het laatste contact.
Wat als de software stopt?
Kies software met export-mogelijkheden. Dan kun je altijd je data meenemen naar een ander systeem.
Is cloud-opslag veilig genoeg?
Ja, mits de aanbieder voldoet aan AVG/GDPR-eisen: versleuteling, servers in de EU, verwerkersovereenkomst.
Kan de patiënt inzage krijgen?
Ja, de patiënt heeft recht op inzage in zijn dossier. Met digitale dossiers is dit eenvoudig te regelen.
De bewaartermijn in België
Voor medische dossiers geldt:
- Minstens 15 jaar na het laatste patiëntcontact
- Bij minderjarigen: tot 15 jaar na het bereiken van meerderjarigheid (18 jaar)
Je software moet data dus langdurig kunnen bewaren én je moet kunnen aantonen wanneer het laatste contact was.
Conclusie
Een digitaal patiëntendossier maakt je werk efficiënter, professioneler en veiliger. Je vindt informatie sneller, werkt overzichtelijker en voldoet aan de privacywetgeving.
De overstap kost wat tijd, maar verdient zich terug in dagelijks gemak. Begin met je actieve patiënten en bouw geleidelijk op.