Inleiding
De telefoon gaat. Je bent bezig met een behandeling en kunt niet opnemen. Later bel je terug, maar de patiënt neemt niet op. Nog een poging, voicemail. Dit spelletje telefoontennis kost je tijd en energie.
Er is een betere manier: een online agenda waar patiënten 24/7 zelf kunnen boeken, verzetten en annuleren. Geen gemiste telefoontjes meer, minder administratie en tevreden patiënten die direct kunnen plannen.
Liever meteen concreet? In de podologie software van VIMA zitten online agenda, online boeken, patiëntendossier en herinneringen in één systeem.
Waarom een online agenda?
Patiënten verwachten het
We boeken online een restaurant, een vlucht, een kapper. Waarom zou een afspraak bij de podoloog anders zijn? Steeds meer patiënten zoeken online naar beschikbaarheid en willen direct kunnen boeken, zonder eerst te bellen.
Minder telefoontjes
Gebruikers van online boekingssystemen merken dat er flink minder telefonisch geboekt wordt. Dat zijn minder onderbrekingen tijdens behandelingen en meer tijd voor je patiënten.
24/7 bereikbaar
Je praktijk is open van 9 tot 17 uur, maar patiënten zoeken vaak 's avonds een afspraak. Met online boeken kunnen ze om 22 uur een afspraak maken zonder dat jij iets hoeft te doen.
Minder no-shows
Online boeken gaat vaak samen met automatische herinneringen. Patiënten krijgen een sms of e-mail de dag voor de afspraak en vergeten minder snel.
Direct bevestigd
De patiënt boekt en krijgt meteen een bevestiging. Geen onzekerheid, geen wachten op een telefoontje terug.
Hoe werkt online boeken?
Voor de patiënt
- Bezoekt je website of een directe boekingslink
- Kiest een behandeling (bijv. "Eerste consult" of "Controlebehandeling")
- Ziet beschikbare tijdsloten in een overzichtelijke kalender
- Selecteert datum en tijd
- Vult contactgegevens in (of logt in als bestaande patiënt)
- Ontvangt bevestiging per e-mail
Klaar. Geen telefoontje nodig.
Voor jou
- Je stelt in welke tijdsloten beschikbaar zijn voor online boeken
- De agenda vult zich automatisch met nieuwe afspraken
- Je krijgt een melding bij elke nieuwe boeking
- De patiënt verschijnt in je planning
Je bepaalt zelf hoeveel controle je houdt: welke behandelingen online te boeken zijn, hoeveel afspraken per dag, tot wanneer patiënten kunnen boeken (bijv. minimaal 24 uur vooraf).
Waar moet je op letten?
1. Verschillende afspraaktypes
Niet elke behandeling duurt even lang. Je wilt kunnen instellen:
- Eerste consult: 45 minuten
- Controlebehandeling: 30 minuten
- Zolencontrole: 20 minuten
Goede software laat je dit flexibel instellen.
2. Blokkeren van tijden
Je wilt niet dat patiënten boeken tijdens je lunchpauze of wanneer je al een afspraak hebt buiten de praktijk. Check of je gemakkelijk tijden kunt blokkeren.
3. Buffertijd tussen afspraken
Sommige podologen willen 10-15 minuten tussen afspraken voor notities of voorbereiding. Dit moet instelbaar zijn.
4. Bevestigingen en herinneringen
Automatische e-mail na boeking is standaard. Sms-herinneringen zijn vaak extra maar zeer effectief voor het verminderen van no-shows.
5. Annuleren en verzetten
Kunnen patiënten zelf annuleren of verzetten? Tot wanneer (bijv. 24 uur vooraf)? Dit bespaart jou weer telefoontjes.
6. Nieuwe vs. bestaande patiënten
Sommige podologen willen dat nieuwe patiënten eerst bellen. Je kunt vaak instellen dat online boeken alleen voor bestaande patiënten is.
7. Synchronisatie met je eigen agenda
Je wilt voorkomen dat er dubbele afspraken ontstaan. Goede systemen synchroniseren met Google Calendar of Outlook, zodat je persoonlijke afspraken automatisch als "bezet" verschijnen.
Integratie met praktijksoftware
Een losse agenda-app is prima, maar het wordt pas echt efficiënt als je agenda onderdeel is van je praktijksoftware. Wanneer alles samenwerkt:
- Staan nieuwe afspraken direct in je patiëntendossier
- Kun je vanuit de afspraak de factuur maken
- Worden herinneringen automatisch verstuurd
- Heb je statistieken over je planning
Veelgestelde vragen
Kan ik nog zelf afspraken inplannen?
Absoluut. Online boeken is een extra optie, geen vervanging. Je kunt zelf ook afspraken in de agenda zetten, bijvoorbeeld voor patiënten die bellen of langskomen.
Wat als een patiënt geen internet heeft?
Dan bellen ze gewoon en plan jij de afspraak. De agenda werkt voor beide situaties.
Kost dit extra?
Online agenda is meestal onderdeel van praktijksoftware. Sms-herinneringen kosten soms extra (€0,05-0,10 per bericht). De tijdsbesparing weegt daar ruim tegen op.
Wat zien patiënten precies?
Alleen de beschikbare tijdsloten die jij hebt ingesteld. Ze zien niet je andere afspraken of patiëntnamen.
Kan ik dit koppelen aan mijn website?
Ja. Je krijgt een link die je op je website kunt plaatsen, of een "widget" die je kunt embedden.
Werkt dit ook voor groepspraktijken?
Ja. Elke podoloog heeft een eigen agenda en patiënten kunnen bij het boeken kiezen bij wie ze een afspraak willen.
Stap voor stap: online agenda instellen
Stap 1: Definieer je behandelingen
Maak een lijst van alle behandelingen die je aanbiedt, met duur en eventuele prijs.
Stap 2: Stel je beschikbaarheid in
Op welke dagen werk je? Van hoe laat tot hoe laat? Wanneer is je pauze?
Stap 3: Bepaal de regels
- Minimale voorbereidingstijd (bijv. 24 uur vooraf boeken)
- Maximale vooruitboektijd (bijv. 3 maanden vooruit)
- Buffertijd tussen afspraken
- Annuleringstermijn
Stap 4: Personaliseer de bevestiging
Voeg je logo toe en schrijf een welkomstbericht dat patiënten ontvangen na het boeken.
Stap 5: Test zelf
Maak een testafspraak om te zien hoe het eruitziet voor patiënten.
Stap 6: Publiceer
Zet de boekingslink op je website, in je e-mailhandtekening en op je visitekaartjes.
Tips voor succes
Promoot je online agenda actief
Vermeld het op je antwoordapparaat: "U kunt ook 24/7 een afspraak maken via onze website." Zet het op je betaalbewijzen en in je e-mails.
Houd het simpel
Teveel keuzes leiden tot keuzestress. Bied de meest voorkomende behandelingen aan online, gespecialiseerde zaken kun je telefonisch regelen.
Reageer op meldingen
Je krijgt een melding bij nieuwe boekingen. Controleer deze, zodat je weet wie er komt.
Gebruik herinneringen
Sms-herinneringen helpen patiënten die hun afspraak dreigen te vergeten. Hoeveel no-shows je voorkomt verschilt per praktijk, maar bij een consulttarief van €50-70 in België verdienen de kleine kosten per bericht zich snel terug.
Conclusie
Een online agenda is geen luxe meer, maar een verwachting. Patiënten willen zelf kunnen boeken, en jij wilt minder telefoonwerk.
De voordelen zijn duidelijk:
- Minder telefoontjes en onderbrekingen
- 24/7 bereikbaar voor boekingen
- Minder no-shows door automatische herinneringen
- Meer tijd voor je patiënten
Met de juiste praktijksoftware is online boeken eenvoudig in te stellen en direct te gebruiken.