Privacybeleid
Wie wij zijn
Vima is een Belgische softwareonderneming die planning- en zorgadministratiesoftware aanbiedt aan zorgorganisaties en zelfstandige zorgverleners. Dit beleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken en welke rechten u heeft.
Onze twee rollen onder de AVG: lees dit eerst
Voor gegevens van websitebezoekers, prospecten en klantcontacten treedt Vima op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die klanten in de software invoeren, zoals gegevens over zorggebruikers, treedt Vima op als verwerker en handelt uitsluitend volgens de instructies van de klant.
Verwerkingen waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn
Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij gegevens om aanvragen te beantwoorden, overeenkomsten uit te voeren, te factureren en onze diensten te verbeteren. De rechtsgronden zijn de uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen, ons gerechtvaardigd belang en, waar vereist, uw toestemming. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig voor het doel en houden rekening met wettelijke bewaarplichten, zoals de boekhoudkundige bewaartermijn.
Verwerkingen waarvoor uw zorgverlener verantwoordelijk is (wij als verwerker)
Zorggegevens die in de software worden ingevoerd, blijven onder de verantwoordelijkheid van de klant als verwerkingsverantwoordelijke. De klant bepaalt welke gegevens worden verwerkt en informeert de betrokkenen. De klant kan eID- of rijksregistergegevens enkel gebruiken wanneer hij daartoe wettelijk gemachtigd is en blijft daarvoor zelf verantwoordelijk. Bij het verstrijken van de proefperiode versturen wij een e-mail met de exacte verwijderdatum en links om te exporteren of te activeren. De gegevens blijven exporteerbaar tot exact 60 kalenderdagen na het einde van de proefperiode. Daarna verwijderen wij de gegevens uit onze actieve systemen.
Minderjarigen en vertegenwoordigers
Onze website en commerciële diensten richten zich niet op minderjarigen. Een ouder of vertegenwoordiger kan een afspraak boeken, en ook een minderjarige kan zelf boeken. De zorgpraktijk beslist over vertegenwoordiging, handelingsbekwaamheid en de toepasselijke rechtsgrond; Vima verwerkt deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant.
Ontvangers van uw gegevens
Wij delen persoonsgegevens enkel met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, zoals hosting- en e-mailleveranciers, en met overheden wanneer de wet dat vereist. Waar een dienstverlener als verwerker optreedt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen nooit persoonsgegevens.
Doorgiften buiten de EER
Persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Indien een doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, gebeurt dit enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde datatransmissie, beperkte toegang tot gegevens en back-ups. Onze medewerkers zijn gebonden aan vertrouwelijkheid.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Waar de verwerking op toestemming berust, kunt u die te allen tijde intrekken. U oefent uw rechten uit door contact met ons op te nemen; wij antwoorden binnen de wettelijke termijnen.
Klachten
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
Geen geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Wijzigingen, toepasselijk recht en contact
Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten of de regelgeving wijzigen. De actuele versie staat steeds op deze pagina; bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze klanten.