Politique de confidentialité
Qui nous sommes
Vima est une entreprise belge de logiciels qui propose des solutions de planification et de gestion des soins aux organisations de soins et aux prestataires indépendants. Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles et quels sont vos droits.
Nos deux rôles au titre du RGPD : à lire en premier
Pour les données des visiteurs du site, des prospects et des contacts clients, Vima agit en tant que responsable du traitement. Pour les données que les clients saisissent dans le logiciel, comme les données des usagers de soins, Vima agit en tant que sous-traitant et suit exclusivement les instructions du client.
Traitements pour lesquels nous sommes responsable du traitement
En tant que responsable du traitement, nous traitons des données pour répondre aux demandes, exécuter les contrats, facturer et améliorer nos services. Les bases juridiques sont l’exécution d’un contrat, les obligations légales, notre intérêt légitime et, lorsque c’est requis, votre consentement. Nous ne conservons ces données que le temps nécessaire à la finalité, en tenant compte des obligations légales de conservation, comme le délai comptable.
Traitements dont votre prestataire de soins est responsable (nous en qualité de sous-traitant)
Les données de soins saisies dans le logiciel restent sous la responsabilité du client en tant que responsable du traitement. Le client détermine quelles données sont traitées et informe les personnes concernées. Le client ne peut utiliser les données eID ou du registre national que lorsqu’il y est légalement autorisé et en reste responsable. À l’expiration de la période d’essai, nous envoyons un e-mail indiquant la date exacte de suppression ainsi que des liens pour exporter ou activer. Les données restent exportables jusqu’à exactement 60 jours calendrier après la fin de la période d’essai. Ensuite, nous supprimons les données de nos systèmes actifs.
Mineurs et représentants
Notre site web et nos services commerciaux ne s’adressent pas aux mineurs. Un parent ou représentant peut réserver un rendez-vous, et un mineur peut également réserver lui-même. Le cabinet de soins décide de la représentation, de la capacité et de la base juridique applicable ; Vima traite ces données exclusivement sur instruction du client.
Destinataires de vos données
Nous ne partageons les données personnelles qu’avec des prestataires soigneusement sélectionnés, comme les fournisseurs d’hébergement et de messagerie, et avec les autorités lorsque la loi l’exige. Lorsqu’un prestataire agit en tant que sous-traitant, nous concluons un contrat de sous-traitance avec lui. Nous ne vendons jamais de données personnelles.
Transferts hors EEE
Les données personnelles sont en principe traitées au sein de l’Espace économique européen. Si un transfert hors EEE est nécessaire, il n’a lieu qu’avec des garanties appropriées, telles qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires si nécessaire.
Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment la transmission chiffrée des données, un accès restreint aux données et des sauvegardes. Nos collaborateurs sont tenus à la confidentialité.
Vos droits
Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Vous exercez vos droits en nous contactant ; nous répondons dans les délais légaux.
Réclamations
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous d’abord. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.
Absence de décision automatisée
Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques vous concernant ou vous affecterait de manière significative.
Modifications, droit applicable et contact
Nous pouvons adapter cette politique lorsque nos services ou la réglementation évoluent. La version actuelle figure toujours sur cette page ; en cas de modification importante, nous informons nos clients.